Aufschieben: was uns unerledigte Aufgaben lehren

Zwei Tage ProWork® und meine Einstellung zu unerledigten Aufgaben hat sich komplett verändert. Eigentlich wollte ich teilnehmen, um noch mehr zu schaffen, in noch kürzerer Zeit. Dabei ist meine To-Do-Liste eigentlich schon ganz gut voll. Ich schaffe jetzt schon nicht alles, was ich da beruflich und privat notiert habe. Fast täglich kommt irgendetwas dazwischen und wirft meine Tagesplanung über den Haufen. Sofort bin ich mit den Aufgaben, die ich mir vorgenommen habe ruckzuck im Verzug. “Nicht geschafft. Zeit schlecht eingeteilt. Prioritäten falsch gesetzt”. Die Selbstbeschuldigungen laufen dann wie ein Automatismus im Kopf ab. Aufschieben

Meine Not-Done-Liste will mir was sagen

Aber ab jetzt ist Schluss damit! Und das fühlt so gut an. Nie mehr ein schlechtes Gewissen, weil man die eine oder andere Aufgabe nicht erledigt hat. Denn ab jetzt kann ich anders denken und damit besser entscheiden. Aufschieben

Als der Seminarleiter Göran Askeljung uns seine Aufgabenliste per Beamer an die Wand warf, konnten wir einen Blick auf mindestens 20 überfällige Aufgaben werfen. Bei der Vorstellung, das wäre meine Liste, fing ich schon leicht zu hyperventilieren an. Göran war aber nicht nur entspannt, er war geradezu begeistert über diese Fülle. Wie das?

Seine Argumentation schien sofort schlüssig: überfällige Aufgaben haben nichts damit zu tun, dass man gescheitert ist. Sie sind vielmehr ein Ausdruck für unsere Entscheidungskompetenz: wir haben manche Aufgaben nicht erledigt, weil wir uns stattdessen wichtigeren Aufgaben zugewandt haben.

Ich wollte wissen, ob es denn nicht besser sei, die Deadline einfach zu verlängern. Dann würden die Aufgaben aus dem alarmierend roten Bereich wieder in den beruhigend schwarzen Bereich wandern. Man hätte Zeit gewonnen und könnte erstmal wieder aufatmen. Nein – offenbar ist das gar keine gute Idee. Göran ermutigte uns, lieber zu unseren Entscheidungen zu stehen und die Verantwortung für sie zu übernehmen. Zudem: was hätte man denn von einer noch längeren, aktuellen To-Do-Liste? Aufschieben

Entscheidungsfahrplan

Es wird aber noch besser: Die Ursache überfälliger Aufgaben liegt weniger an unserer Inkompetenz, sondern in der Natur der Aufgabe selbst. Aufgaben die lange im roten Bereich verbleiben, sind wohl einfach nicht wichtig genug – sonst hätten wir sie ja längst erledigt. Grundsätzlich darf ich also davon ausgehen, dass meine Entscheidungen für oder gegen eine bestimmte Aufgabe gut und richtig waren. Vorausgesetzt ich entscheide nach folgenden Überlegungen:

  1. Was ist meine Verantwortung, bzw. wofür werde ich vom Unternehmen bezahlt?
  2. Woran wird gemessen, ob ich meiner Verantwortung gerecht werde?  →
  3. Mit welcher Aufgabe erreiche ich dafür am meisten?

Wenn ich zuviele Aufgaben erledige, die mit meiner Verantwortung im Unternehmen nichts zu tun haben, dann sollte ich mir ernsthaft Gedanken machen.

Meine Wahl – meine Verantwortung

Den Erkenntnisgewinn, den ich für mich aus meinen unerledigten Aufgaben ziehen kann, wird mich viel fokussierter mein weiteres Tun vorantreiben lassen.

Ich kann

  • überlegen, warum ich gewissen Tätigkeiten nicht erledige
  • analysieren warum Sachen auf meiner To-Do landen, die offenbar für mein Fortkommen gar nicht wichtig sind
  • im Vorfeld besser entscheiden, ob etwas überhaupt auf meiner To-Do-Liste landen soll
  • lernen Verantwortung für meine Entscheidungen zu übernehmen, denn ich hatte ja die Wahl, welcher der Aufgaben ich mich zuwende.

To-Dos raus aus dem Kalender

Die zweite wichtige Erkenntnis des Seminars für mich war: der Kalender ist der falsche Ort für To-Dos. Statt dessen gehören die Aufgaben gesammelt in ein elektronisches System. Dort sollen sie zwar mit einer Fälligkeit versehen werden, aber nicht für einen bestimmten Tag geplant werden. Bisher hatte ich das aber genauso gehandhabt. Aber das Alltagsgeschäft macht mir fast täglich einen Strich durch die Rechnung.

ProWork® empfiehlt stattdessen, die Erledigung der Aufgaben von der Arbeitsumgebung abhängig zu machen. Also: wo befinde ich mich und was benötige ich?

  • bin ich im Homeoffice und habe Ruhe, sollte ich Artikel schreiben
  • unterwegs ist eine gute Gelegenheit, ein paar Anrufe abzuarbeiten
  • im Büro kann ich Vorträge konzipieren, weil ich dort alle Unterlagen und Literatur habe.

Ich überlege also erst an Ort und Stelle, welcher meiner Aufgaben ich mich zuwende. Bei der Entscheidung helfen mir die drei Fragen weiter oben und die Überlegung, wieviel Zeit ich zur Verfügung habe, wie es mit meiner Tagesverfassung steht und worauf ich gerade Lust habe. Ja, ich darf auch danach entscheiden, worauf ich Lust habe. Ist das nicht wunderbar? Aufschieben

Vielen Dank für Ihre Denkansätze. Sie haben mein Denken und meine Einstellung wirklich verändert. Ich weiß, ich muss die neue Struktur erstmal ein paar Wochen üben. Aber ich freue mich schon, auf mein neues Arbeiten!

 

Katrin Miseré

Über den Autor Katrin Miseré

Inhaberin: Katrin schafft Platz www.katrin-schafft-platz.at