„Warum türmen sich die Dokumente und Papiere auf meinem Schreibtisch?“, wunderte ich mich oft. Nachdem ich begonnen hatte, meinen Papierkram abzuarbeiten, bemerkte ich, dass mein Arbeitsfluss ins Stocken geraten war und irgendwie nicht richtig zu laufen schien. Dinge zu ordnen sollte Spaß machen und lustig sein, sonst machen Sie es nicht.

Nach einer Zeit der Selbstanalyse und der objektiven Selbstbeobachtung, fand ich heraus, wie das Chaos zustande kam. Mir fiel mir auf, dass ich die Sachen vor mir stapelte, anstatt aufzustehen und Sie einfach in das Regal einzuordnen oder einen Lochstanzer zu nehmen und die Blätter in einer Mappe abzulegen. Der Grund war, dass ich oft gar nicht wusste, wohin ich die Sachen nun richtig ablegen sollte.

Daraus lernte ich einige wichtige Dinge, die ich in diesen „sechs Regeln richtiger Ablage“ teilen möchte:

1)      Halten Sie Ihr Ablagen immer in Griffnähe!

Das ist sehr wichtig. Einer der Hauptgründe, Sachen nicht abzulegen ist, dass Sie zu faul sind! Wenn es nicht griffbereit ist und Sie es nicht ablegen können, ohne aufzustehen, werden Sie es nicht machen, wenn es hart auf hart kommt. Ich entledigte mich meines alten Schubkastenladens und kaufte stattdessen einen IKEA Rollwagen mit hängenden Ablagen. Jetzt habe ich alle „toten“ Akten (kein Handlungsbedarf!), die ich als Aufzeichnungen behalte, leicht zu erreichen unter meinem Schreibtisch

2)      Finden Sie einfache Schlagwörter als Ablagen Namen

Einige Dinge könnten Sie in mehreren Ordnern ablegen und in fünf Kopien – tun Sie das nicht! Es ist weit besser, Dinge an einem Platz aufzuheben, unter dem Schlüsselwort, das Ihnen dazu als erstes einfällt. Wenn Sie in Zukunft nicht finden, was Sie benötigen, überprüfen Sie Ihr Verhalten kritisch und prüfen Sie, ob es ein besseres Schlagwort gibt, unter dem Sie die gesuchte Information eher gefunden hätten. Dann investieren Sie etwas Zeit, um Ihr System anzupassen! Auf diesem Weg stellen sie sicher, dass es in Zukunft besser funktioniert. Ich habe das oft gemacht; Dinge von „Telekom“ zu „Orange“ gewechselt (der Name des Anbieters), zum Beispiel.

3)      Die Häufigkeit zählt – nicht das perfekte Schlagwort

Wie oft benötigen Sie diese Dokumente nun? Mein Ablagesystem ist primär ein alphabetisches, aber zu Beginn habe ich immer 00-Schlagwort, 10-Schlagwort, etc. Das ist der Platz, an dem ich Sachen ablege, die ich am häufigsten benötige. So ist „Bezahlte Rechnungen“, ein Ordner, den ich jede Woche mehrmals brauche, ganz vorne. So spare ich viel Zeit, und brauche den Ordner nicht mehr als ein paar Zentimeter zu öffnen. Das selbe funktioniert mit Ihren Dateien auf Ihrem Computer. Häufig genutzte Dateien sind auf meinem PC auf die gleiche Art gespeichert. Über die Jahre habe ich so schon Millionen Klicks und Mausescrollen gespart!

4)      Gut genug ist besser als perfekt!

Wir sind getrieben von Perfektion. Ich habe gelernt, mit 90% zufrieden zu sein. Die 10%, oder weniger, für die es noch ein paar Sekunden bräuchte, um sie zu lösen und hinter mich zu bringen, interessieren mich gar nicht. Die Zeit, die ich brauche, um die 90% zu erreichen ist so cool, dass ich mit dem Rest leben kann. Für die letzten 10% müsste ich mein gesamtes Büro umgestalten, in super-professionelle Ausrüstung investieren und mir meinen Kopf darüber zerbrechen, die perfekte Lösung zu finden. Glauben Sie mir – das ist es nicht wert. Effizienz hat mit Balance zu tun: holen Sie das Meiste heraus mit den geringsten Anstrengungen/ Energien/ Budget/ Zeit etc. Ziehen Sie diese Linie und seinen Sie entspannt!

5)      Seien Sie kritisch mit dem, was Sie aufheben!

In Bezug auf Papiere ist mein Glas immer halb voll. Ich will keinen unnötigen Mist sammeln. Ich lege Dinge nur ab, wenn absolut notwendig oder wenn ich zu faul bin, sie zu scannen oder sonstiges. Gibt es da eine Webseite? Einen Artikel online? Kann ich einen Eintrag in meinem ProWork Aufgaben-System machen? Wenn das einfacher erscheint, werfe ich das Papier weg! Im Gegensatz dazu ist am Computer mein Glas immer halb leer. Im Zweifel, hebe ich die Information auf unter 00-Archiv. Am Computer habe ich unlimitierten Festplattenspeicher – in meinen realen Ordnern nicht!

6)      Investieren Sie in das richtige Material!

Soweit es nicht gegen Punkt 4 widerspricht, sollten gutes Material wie ein vernünftiger Etikettierter, hochqualitative Mappen und was immer Sie sonst noch brauchen Ihrem Standard gerecht werden. Die hängenden Ablagen, die ich bei IKEA gekauft hatte, waren diesbezüglich nicht ausreichend. Ich warf sie weg und holte mir stattdessen gute Teile, mit metallenen Aufhängungen. Wenn etwas reißt und in schlechter Verfassung ist, ist das eine weitere mentale Blockade, um es nicht zu benutzen. Also besorgen Sie sich eine gute Ausstattung mit der Sie gerne arbeiten – Sie sind es wert!

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING