Gute Arbeitsplatzorganisation fördert die Effizienz, steigert die Karrierechancen und hilft Stress zu reduzieren
Herr Huber bahnt sich vorsichtig seinen Weg durch verschieden hohe Stapel aus alten Dokumenten, Foldern und Zeitschriften. Das leise Plätschern des Aquariums untermalt seine Suche nach den aktuellen Akten. Die kreativen Türme auf seinem Schreibtisch ziert eine leere Kaffeetasse. Vorsorglich mit einem Untersetzer ist sie auf den Papieren gelagert und daneben Snacks für zwischendurch. Seufzend versetzt er einen Berg Papier. Darunter kommt einer seiner Fische zum Vorschein … und der liegt dort nicht erst seit heute Morgen. Arbeitsplatzorganisation
Ziel einer professionellen Büro- und Arbeitsplatzorganisation
Gute Arbeitsplatzorganisation bedeutet, immer den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zu bewahren. Unabhängig davon, ob die anstehenden Anforderungen in Papier oder elektronischer Form, als Anruf oder Gedanke vorliegen, ist Arbeitseffektivität gefragt. Nachhaltige Organisation beginnt im Kopf und endet am Schreibtisch sowie in Ablagesystemen.
Die herkömmlichen Ansätze zu effizienter Arbeitsplatzorganisation sind zwar vielfältig, aber verlieren sich oft in den gestellten Anforderungen. Der Ansatz von ProWork regt eine neue Denkweise über Arbeit an und initiiert einen neuen Umgang in ihrer Organisation. Vor dem Hintergrund der Prozessoptimierung geht es bei effizientem Vorgehen um innovative Arbeitstechniken und aufgabenorientierte Lösungen bei gleichzeitiger Optimierung des Zeitmanagements. Dieses Konzept berücksichtigt die allen Arbeitsvorgängen zugrunde liegenden Stufen der Bearbeitung und eröffnet eine neue Herangehensweise der Auseinandersetzung.
60 Arbeitstage Gewinn
Dass mehr hinter dem Schlagwort „Arbeitsplatzorganisation“ steckt, verdeutlichen zahlreiche Studien. Der Arbeitsmediziner Thomas Hackländer vom Arbeitsmedizinischen Zentrum (AMZ) in Gelsenkirchen spricht von rund 20 Prozent weniger Arbeitsleistung bei unaufgeräumten Schreibtischen und Chaos.
Der Fachautor und Theologe Werner Tiki Künstenmacher konstatiert, dass der Arbeitsplatz mehr ist, als nur ein Platz zum Arbeiten. „Er ist ein Symbol, ungefähr so etwas wie unser nach außen verlagertes Gehirn.“
Wie relevant eine gute Arbeitsplatzorganisation ist, wird auch bei einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung (IAO) vermerkt. Deren Statistik zufolge entfallen gut 10 Prozent der Arbeitszeit auf die Suche überflüssiger oder fehlender Arbeitsmaterialien sowie das unnötige Sichten von Dokumenten. Sie schlussfolgern daraus, dass in einem unprofessionell organisierten Büro fast 30 Prozent (ca. 60 Arbeitstage) der Arbeitszeit verschwendet wird. Die Clean Desk Policy überträgt diese Erkenntnisse in den administrativen Bereich. Mitarbeiter sollen ermutigt werden, beispielsweise Unordnung als Zeitfresser, Stressor und Ursache für schlechtes Betriebsklima zu identifizieren. Jedoch ist auch ein gut organisierter Schreibtisch kein Garant für Arbeitseffizienz. Erst ein gut funktionierendes Aufgabenmanagement hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Den Zusammenhang zwischen Ordnung und Produktivität bestätigt auch eine Untersuchung des Marktforschungsinstitutes innofact. Im Auftrag der Büroartikelfirma Stapels wurde 2008 eine repräsentative Online-Befragung durchgeführt. Der zufolge stellt eine effiziente Arbeitsplatzorganisation nicht nur einen der maßgeblichen Faktoren dar, um produktiv arbeiten zu können. Einige Experten bestätigen darüber hinaus, dass ein gut organisiertes Ablagesystem unmittelbar positive Auswirkungen auf das Mitarbeiterklima und auf die persönliche Karriere hat.
Das belegt auch eine zitierte Studie von Ergotopia, nach der 83% der Führungskräfte glauben, dass Mitarbeiter mit ungeordnetem Arbeitsplatz weniger professionell arbeiten.
ProWork zollt diesen Herausforderungen Aufmerksamkeit, behält aber die gesamte Anforderungspalette, sowie den Menschen in seinem Arbeitsumfeld im Blick. Unterbrechungen im Arbeitsalltag, viele Aufgaben, die den Tag zerstückeln, all das ist Realität. Wir haben täglich eine Vielfalt von Problemen mit verschiedenen Anforderungen zu bewältigen. Die Kunst liegt im Prioritätenmanagement. Das heißt, zu lernen, die wirklich wichtigen Aufgaben von den weniger wichtigen zu unterscheiden. Wenn Sie beginnen, alles was Ihnen in den Weg kommt systematisch abzuhandeln, werden Sie sehen, dass ein paar sehr einfache Regeln sowohl zur Steigerung der Produktivität als auch zu wirklicher Entlastung führen.
Perfekte Arbeitsplatzorganisation, gibt es die wirklich?
Die britische Verhaltenspsychologin Donna Dawson hat nach einer empirischen Studie 6 Typen von Schreibtischflächen ermittelt. Im Zuge dessen fand sie heraus, dass diese mit Persönlichkeitstypen und spezifischen Arbeitsweisen korrelieren. Das Spektrum reicht von der genau geordneten „Funktionsfläche“ über kreatives Chaos bis zum leeren „Schautisch“. Doch keiner ist perfekt durchorganisiert.
Erst die Optimierung der Arbeitsorganisation und das Selbstcoaching machen einen Unterschied. Nach ProWork geht es weniger um den Arbeitstyp, als um Systeme der Selbstorganisation und des Selbstmanagements. Die spezielle Ordnung auf dem Schreibtisch ist weniger relevant als die individuell zur Steigerung der Effektivität und Effizienz angewandte stufenweise Abarbeitung der notwendigen To-Do`s.
Arbeitsplatzorganisation und Zeitmanagement
Zahlreiche Unterbrechungen und viele verschiedene Aufgaben zerstückeln den (Arbeits)alltag. Neben der Herausforderung, den Überblick zu bewahren, fehlt es oft an Zeit. Die Relevanz guten Selbst- und Zeitmanagements wird deutlich, wenn man berücksichtigt, dass Arbeit nicht mehr ausschließlich örtlich abgrenzbar stattfindet. Ein gutes Zeitmanagement hat nicht nur Einfluss auf den Beruf, sondern auch auf das Privatleben. Gezieltes und organisiertes Aufgabenmanagement verhindert Leerzeiten und hilft dabei Arbeitsabläufe sowie den (beruflichen) Alltag zu optimieren. Gelungene Selbst- und Büroorganisation führt zum Abbau von Stress und zur Steigerung der Effektivität. Seminare mit aufgabenorientierten und individuellen Lösungen stellen die Weichen für erfolgreiches Selbstcoaching und Zeitmanagement.
ProWork berücksichtigt diese Herausforderungen, integriert Outlook, Lotus Notes aber auch andere PIM-Systeme und lässt sich selbst in Papierform einfach und effizient umsetzen. Das Organisationssystem ist völlig systemunabhängig und schafft eine moderne Lösung für effektives Zeit- und Prioritätenmanagement. Gezieltes und strukturiertes Vorgehen spart Zeit.
Ziel dieses Systems ist es, Effektivität (das Richtige tun) mit hoher Effizienz (so viel wie möglich zu erledigen) zu verbinden.
Effektiv und zufrieden
Ein gut aufgeräumter und organisierter Arbeitsplatz fördert also nicht nur die Effizienz und steigert die Karrierechancen, sondern der geschaffene Überblick hat das Potential, die Stressbelastung deutlich zu reduzieren und gleichzeitig dabei noch Zeit zu gewinnen, um neue Projekte zu starten oder neue Aufgaben zu übernehmen.
ProWork reagiert auf den Anspruch nach modernem aufgabenorientiertem Selbst-, Zeit-, und Stressmanagement. Dieser Ansatz ist eine neue Denkweise über Arbeit und wie man Arbeit definiert. Ressourcenorientierter Umgang stellt die Organisation von Arbeit auf eine neue Basis. Dieses Konzept ist in der Praxis schnell und unmittelbar anwendbar.
Immediate effects bietet individuelle Trainings in den Bereichen BrainRead, ProWork, ProWrite und ProMail an. Diese Workshops haben das Ziel sie darin zu unterstützen, mit weniger Stress, mehr zu leisten! Falls Sie an individuellen Trainings Interesse haben, kontaktieren Sie uns gerne.
Damit sie nicht von einem Fisch zwischen Ihren Unterlagen überrascht werden…