Manchmal haben wir Probleme damit, zu entscheiden, welche nächste Handlung wir setzen sollten in Bezug auf eine erhaltene E-Mail. Das kann daran liegen, dass man eine komplexe E-Mail erhalten hat, die keinerlei Entscheidung zulässt. Man müsste unendlich viele Variablen miteinbeziehen, die man nicht kennt. Es kann daran liegen, dass die Nachricht so mehrdeutig formuliert wurde, dass nicht klar hervorgeht, um was es geht. Es kann problematisch sein zu bestimmen, ob man Adressat oder Verantwortlicher in Bezug auf die vorgebrachten Punkte ist.

 Ein Teilnehmer, eines meiner unzähligen ProWork® Seminare sagte einmal, dass „ich weiß, dass ich etwas zu erledigen habe, also mache ich eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum aus meiner E-Mail und ziehe sie in den Ordner @Büro, um später eine Entscheidung zu treffen“.

 Stop! Das ist gefährlich. Warum? Sie stopfen Ihr System voll mit „Zeug“, mehr „losen Enden“ und „undefinierten, unklaren Angelegenheiten“, die nicht in konkrete nächste Schritte aufgelöst sind. Das beeinflusst nachhaltig die Wahrnehmung Ihres Systems negativ. In einiger Zeit werden Sie von Ihren Aufgaben denken, dass es „unklare Dinge, die ich irgendwann zu erledigen habe“ sind. Ein ungutes Gefühl zieht ihnen den Magen jedes Mal zusammen, beim Gedanken an die Liste. NICHT gerade der richtige Weg, um Vertrauen in Ihr System zu entwickeln!

Ich empfehle, eine solche E-Mail in @Lesen oder @Durchdenken (oder vielleicht @Kreativ) zu verschieben. Was sind solche Kategorien?

@Lesen sagt, dass Sie etwas vor einem gewissen Fälligkeitsdatum zu lesen haben, da ein gewisser Wert darin liegt, dass Sie diese Information vor einem Termin kennen. Vielleicht müssen sie sich in einem Thema einarbeiten, bevor die wichtige Besprechung auf Sie zukommt.

Allerdings ist das nicht immer der richtige Weg. Nämlich dann, wenn es nicht nur darum geht, etwas zu lesen oder zu verstehen, sondern darum, herauszufinden was man bezüglich einer Angelegenheit als Nächstes tun soll. @Ungelöst (oder @Kreativ) ist die Kategorie, in der Sie Angelegenheiten ablegen, die spätere strategische Überlegungen und Lösungen verlangen.

Alternativ könnten Sie die E-Mail einfach weiter im Posteingang liegen lassen, aber wozu ist das gut? Die Angelegenheit wird Sie so lange stören, wie Sie dort liegenbleibt. Wenn sie die E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, und sie in Kategorie @Ungelöst oder @Kreativ legen, können Sie stattdessen eine Fälligkeit oder zumindest eine Erinnerung setzen, um „zu entscheiden, die Sache zu entscheiden“. Schaffen Sie sich dafür Platz. Sperren Sie die Tür zu Ihrem Büro ab oder entfliehen Sie den vier Wänden, um den kreativen Denkprozess in Gang zu setzen. Weil es das sein könnte, was Sie brauchen, um loszulegen und weshalb Sie die Lösung nicht sehen, wenn Sie die erneute Durchsicht machen.

Früh am Morgen bin ich meist nicht in Hochform, aber das ist die Zeit, in der die Durchsicht am besten von der Hand geht. Spät abends ist der Zeitpunkt, an dem ich auf die Kategorie @Ungelöst oder @Kreativ zurückkomme. Jetzt hat mein Gehirn einen echten Höhenflug, und indem ich eine Sache während des Tages in den Hintergrund gestellt hatte, haben meine Gedanken unterbewusst bereits an der Lösung gearbeitet und ich bin nun in der Lage, die Angelegenheit in Kürze zu lösen und zu entscheiden, welche folgenden Tätigkeiten noch zu folgen haben.

Das ist der Moment, in dem Sie alle Methoden, von denen Sie gehört oder gelesen haben, anwenden können. Kritzeln Sie Ihre kreativen Gedanken auf ein Blatt Papier, machen Sie eine Mind-Map, malen Sie oder Tagträumen Sie – was auch immer Ihnen hilft um die Ecke zu denken. Ihr Ziel ist es, die Aufgabe, die fixiert werden muss, festzunageln, und so die Angelegenheit so schnell wie möglich von @Ungelöst zu verschieben, in welche Kategorie sie nun auch immer gehört.

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING