So schreiben Sie E-Mails, die auch gelesen werden

Anweisungen oder Mails, für die Sie gar nicht der richtige Empfänger oder Empfängerin sind?

Über die Mailflut, die Ablenkung durch Mails und den richtigen Umgang mit der Inbox habe ich ja schon einiges geschrieben.Wie oft ärgern Sie sich über langatmige Ausführungen, unkonkrete Wir sind aber nicht nur Empfänger, sondern auch Sender von Mails. Wir tragen also mit unseren Mails zur Flut und Ablenkung anderer bei. Machen wir es also besser und nutzen das Werkzeug sinnvoll, effizient und sparsam. Mit ein paar Regeln ist das leicht umzusetzen. Damit machen Sie nicht nur den Adressaten eine Freude, sondern auch sich. Denn: eine klare Botschaft ist die Basis für eine klare Antwort.

Ein ganz wichtiger Punkt ist vielen beim Verfassen von e-Mails gar nicht klar: immer mehr Mails werden inzwischen auf dem Smartphone gelesen und nicht mehr am PC. Klar, dass Sie sich da in die besondere Lesesituation reindenken sollten, wollen Sie Ihren Leser und Ihre Leserin erreichen. E-Mails für Smartphones schreiben

Fahrplan für gute Texte

Egal an welchen Texten ich gerade arbeite, ich halte mich immer an die 6 Schritte des Schreibens.

  1. Ziel formulieren: An wen schreibe ich, mit welchem Ziel
  2. Ideen sammeln: Brainstorming, Flow Writing – alles ist erlaubt. Der innere Zensor hat Pause.
  3. Ideen auswählen und sortieren: Mit welcher Idee erreiche ich mein Ziel am besten. Welche Ideen sind ein Muss, welche ergänzendes (aber nicht notwendiges) Beiwerk.
  4. Themen ordnen: Jetzt entsteht die Struktur des Textes. Fangen Sie global an und gehen in die Einzelheiten? Gehen Sie erst ins Detail, um auf eine Schlußfolgerung hinzuführen? Gehen Sie chronologisch vor?
  5. Schreiben: Erst jetzt beginnen Sie zu formulieren. Denken Sie dabei immer an Ihre Zielgruppe und Ihre Zielsetzung. Schreiben Sie nicht für sich selbst.
  6. Redigieren: Unklare Formulierungen, Tippfehler und verwirrender Aufbau werden im letzten Schritt ausgebügelt. Lassen Sie Zeit verstreichen, oder machen Sie etwas komplett anderes dazwischen. Sie sollten soviel wie möglich vom Text vergessen haben. Dann sind Sie nämlich am besten in Lage, die Lesersicht einzunehmen.

Ok – ganz stimmt es nicht. Nicht bei jedem Text gehe ich so vor. Es gibt natürlich e-Mails, die schreibe ich auch ohne Vorbereitung. Aber überall, wo ich einen komplexen Sachverhalt rüberbringen will, jemanden überzeugen oder auf den gleichen Informationsstand bringen will, halte ich mich an diese Struktur. Inzwischen schon unbewußt. Dazu mal wieder mein Lieblingsstichwort: Üben. E-Mails für Smartphones schreiben

E-Mail Grundregeln fürs Smartphone

Wer am Smartphone liest, ist vielen Ablenkungen ausgesetzt. Einerseits natürlich durch die Umgebung: Andererseits aber auch durch die Sprunghaftigkeit, mit der man sich den Inhalten zuwendet. Klar, dass das Leseverhalten auch durch das kleine Format ein ganz anderes ist. Wer will, dass die Botschaft auch auf dem Smartphone rüberkommt, der macht das, was bei Schreiben am Schwierigsten ist: sich kurz fassen.

Außerdem und immer wieder betone ich es: Überlegen Sie, ob es überhaupt notwendig ist, eine Mail zu schreiben. Vielleicht ist ein Anruf ja viel zielführender. Oder auch einfach mal abwarten.

Das Wichtigste in den ersten drei Sätzen

Wenn Sie es schaffen, in den ersten drei Sätzen die Essenz unterzubringen, dann haben Sie alles richtig gemacht. Stellen Sie sich dafür folgende Fragen:

  1. Will ich überzeugen, zu einer Handlung aufrufen, oder informieren?
  2. Was sind die beiden wichtigsten Punkte, die ich anführen muss? (Argumente; Infos)
  3. Was möchte ich vom Empfänger? (Antwort; Erledigung einer Aufgabe; Weitergabe von Informationen)

Natürlich können Sie danach Ihr Anliegen noch weiter ausführen. Aber von den ersten drei Sätzen hängt ab, ob Sie Ihre Leser verlieren, oder nicht.

Helfen Sie durch Struktur

Legen Sie besonderen Wert auf eine aussagekräftige Betreffzeile, die auch Ihrer Zielsetzung entspricht (informieren oder zum Handeln aufrufen).

Gerade für das Lesen am Smartphone sind Absätze mit Überschriften eine große Erleichterung. So können sich Ihre Leser beim Scrollen gut orientieren. Auch Auflistungen sind ein bewährtes Mittel, für einen schnellen Überblick. Zudem bleiben Sie gut im Gedächtnis.

Gegen Ende können Sie nochmal das Wichtigste zusammenfassen. Vor allem aber sollten Sie nochmal daran erinnern, was Sie nun von Ihrem Leser oder Ihrer Leserin möchten.

Wie wollen Sie in Erinnerung bleiben?

Auch wenn Sie prägnant formulieren und schnell zum Punkt kommen, sollten Sie sich Zeit für eine respektvolle Anrede und eine Verabschiedung nehmen. Verzichten Sie auf jeden Fall auf SCHREIEN. Sonst haben Sie bei Ihrem Empfänger den Streßpegel erfolgreich erhöht. Das prägt sich unangenehm ein – auch für die nächsten Mails, die man von Ihnen empfängt. Verzichten Sie auch auf Unterstreichungen. Die meisten werden denken, es handelt sich um einen Link, und vergeblich klicken. Wenn Sie etwas betonen möchten, verwenden Sie den Kursiv-Satz. E-Mails für Smartphones schreiben

 

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING