E-Mails richtig managen – konzentrierter arbeiten

E-Mails sind ein interessantes Paradox im Arbeitsleben: eigentlich dazu gedacht, uns das Leben durch schnelle Kommunikation zu erleichtern, fühlen sich viele inzwischen durch sie belastet.

Wie geht es Ihnen? Welche Reaktion haben Sie, wenn Ihr PC Ihnen mitteilt: “Neue Mail”? Sind Sie genervt? Fühlen Sie sich gehetzt? Lassen Sie sich unterbrechen?

Nicht zu vergessen, der montägliche Arbeitsbeginn. Öffnen Sie mit einem flauen Gefühl Ihren E-Maileingang, weil Sie Allerschlimmstes befürchten? Wenn ja, dann hat Ihr Posteingang Sie offenbar im Griff. Sollte es nicht aber eigentlich umgekehrt sein?

Eines mal vorweg: Nicht die E-Mails sind schuld daran, dass wir uns gehetzt fühlen. Wenn wir sie als Belastung empfinden, dann haben wir einfach noch nicht gelernt, sie richtig zu benutzen.

Es wundert mich nicht, dass viele Menschen leichte Panikschübe bekommen, wenn sie das “Pling” hören. Wer an die 1000 Mails in seinem Postfach sein eigen nennt, der muss das Gefühl haben, nie mit der Arbeit fertig zu werden. E-Mails managen

5 Tipps, damit Sie Ihre Mails im Griff haben

Es gibt einfach umzusetzende Tipps, die Ihnen helfen, die E-Mails wieder zu einem Werkzeug zu machen, das Ihnen nützt und Ihnen hilft Ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Sie müssen einfach lernen, das Werkzeug zur richtigen Zeit und in der richtigen Weise einzusetzen. E-Mails managen

1. Feste Zeiten

“Na”, werden Sie jetzt vielleicht denken “das ist doch ein alter Hut”. Stimmt. Aber ich behaupte, wenn Ihr Maileingang Sie ins Schwitzen bringt, dann haben Sie diesen alten Hut noch nicht probiert. Etablieren Sie diese Regel als festen Bestandteil, dann bestimmen Sie, wann Sie sich um Ihre Mails kümmern wollen. Wäre das nicht ein schöner Gedanke? Nicht immer hektisch auf die Mails zu reagieren, wie Eltern auf ein schreiendes Baby? Also: überlegen Sie sich, zu welcher Tageszeit Sie sich eine bestimmte Zeit blocken können. Meist wird davon abgeraten, den Tag mit der Abarbeitung der Mails zu beginnen. Statt dessen wird empfohlen, sich konzentriert mit einer wichtigen Aufgabe zu beschäftigen. Damit verhindern Sie, dass Sie doch wieder nur Ihre Mails jonglieren und nicht zu den wichtigen Dingen vorgedrungen sind. Bleiben Sie streng und stellen Sie eventuell die Benachrichtigungsfunktion ab. Vielleicht funkt Ihnen Ihre Neugier dazwischen. Aber wie immer empfehle ich: Ausprobieren. Mindestens zwei Wochen. Wenn Sie erstmal den Unterschied gespürt haben, werden Sie keine Schwierigkeiten mehr haben, diese Regel einzuhalten. E-Mails managen

2. Entscheidungen nicht aufschieben

Mit der Entscheidung, keine Entscheidungen mehr aufzuschieben, haben Sie schon fast alles getan. Damit vermeiden Sie die Spinnen im Kopf, die Sie unerwartet heimsuchen und Ihren Arbeitsfluß stören. So könnte Ihre Entscheidungsstruktur aussehen:

– Muss ich etwas tun? Ja. ->
Dauert es länger als 2 Minuten? Ja. ->
Aufgabe terminieren und E-Mail in den entsprechenden Ordner verschieben.

– Muss ich etwas tun? Ja. ->
Dauert es länger als 2 Minuten? Nein. ->
Aufgabe gleich erledigen

– Muss ich etwas tun? Nein. ->
Brauch ich die Information später? Ja. ->
Verschieben in entsprechenden Ordner

– Muss ich etwas tun? Nein. ->
Brauch ich die Information später? Nein. ->
Löschen.

Wenn Sie so verfahren, könnte es tatsächlich passieren, dass Ihr Eingang komplett leer ist. Also, wäre das nicht mal einen Versuch wert? E-Mails managen

3. Ordner anlegen

E-Mails die ungeordnet im Eingangsfach herumpurzeln, müssen Sie immer und immer wieder lesen. Ist die Mail schonmal im richtigen Ordner, haben Sie bereits eine Verbindung geschaffen. Ansonsten bleibt die Mail ein loses Ende. Bleiben Sie bei einer einfachen Struktur. Sobald Sie zu detailreich werden, verbrauchen Sie zuviel Energie beim Zuordnen. Sie sollten nicht mehr Ordner haben, als Sie auch auswendig benennen können.
Ein Ordner sollte dabei nicht fehlen: “Warten auf”. Darin heben Sie Mails auf, auf deren Beantwortung Sie warten. E-Mails managen

Tipp

Statt E-Mails in Ordnern verschieben, ist es weit besser diese als Aufgabe zu “Umwandeln”. Lesen Sie mehr darüber hier – besonders Schritt 3 erachten!

ProWork® in fünf Schritten

4. Ausmisten

Gehen Sie Ihre Newsletter durch. Behalten Sie nur, was Sie wirklich regelmäßig lesen. Melden Sie sich einfach versuchsweise mal von allen ab. Sie können sich ja wieder anmelden. Notieren Sie sich einfach, von welchen Newslettern Sie sich abgemeldet haben. E-Mails managen

5. Sind Sie gemeint?

Sie stehen nur auf “CC”? Dann können Sie aufatmen. “CC” sollte ab jetzt für Sie heißen: “Das lese ich, wenn ich Zeit habe”. E-Mails managen

Machen Sie es vor

Zum Schluß noch ein Ratschlag, wie wir ihn alle schon zigfach als Kinder gehört haben: Was Du nicht willst, das man Dir tut, das füg auch keinem anderen zu.

  • Überlegen Sie gut, ob eine Mail der richtige Kommunikationsweg ist.
  • Schicken Sie nicht wahllos an einen großen Empfängerkreis
  • Geben Sie sich Mühe mit der Betreffzeile. Sie soll den Empfängern helfen, sie sofort zuordnen zu können
  • Schreiben Sie deutlich, was Sie von den Empfängern erwarten und bis wann
  • Und: überlegen Sie, ob Sie überhaupt eine Mail schreiben müssen. E-Mails managen
Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING