… selbst wenn Sie nicht alles darauf erledigen

Bevor Sie sich jetzt erleichtert zurücklehnen und denken „na wunderbar“, sei vorausgeschickt, dass das der alleinige Sinn von To-Do-Listen darin besteht, Aufgaben zu strukturieren, DAMIT man sie erledigt. Also bevor Sie etwas notieren, sollten Sie sich darüber im Klaren sein

  • warum Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen wollen – also zu welchem Ziel soll es führen
  • ob es realistisch ist, dass Sie sie erledigen können – also haben Sie Zeit und Ressourcen dafür

Alles andere gehört eher auf eine Wunschliste.

To-Do-Listen sind Entlastung fürs Gehirn

Bevor wir etwas aufschreiben, haben wir bzw. unser Gehirn, bereits folgende zwei Dinge erledigt:

  1. wir haben eine Information durch den Filter Wichtig-Unwichtig geschickt
  2. wir haben die Information mit anderen Informationen verbunden und zusammengefasst.

Was wir danach aufschreiben, benötigt später weniger Aufmerksamkeit. Unser Gehirn muss nämlich die beiden vorangegangenen Schritte nicht mehr erledigen.

Es ist – laut einer amerikanischen Studie – übrigens nicht egal, wie man sich Notizen macht: wer mit der Hand schreibt, tut seinem Gedächtnis einen größeren Gefallen. Das ist eine sehr interessante Erkenntnis angesichts der Tatsache, dass auch in den Schulen die Verwendung von Laptops stark vorangetrieben wird.

Von unverbindlich zu verbindlich

Mit dem Aufschreiben, geben wir uns einen inneren Auftrag ab, und geben damit eine schon eingegangen Verpflichtung ab. To-Do-Listen sind somit besonders für Aufgaben hilfreich und befreiend, die auch ohne äußere Verbindlichkeiten gegenüber anderen, z.B. die Vorgesetzte, oder der Kollege, erledigt werden wollen.

Denken Sie aber auch dabei an die beiden Grundvoraussetzungen (was ist das Ziel und haben Sie die Ressourcen), warum etwas auf Ihrer To-Do-Liste landen sollte. Sonst kann es dazu führen, dass Sie vor lauter Listen schreiben nicht ins Tun kommen. Eine regelmäßige Revision der To-Do-Listen ist unabdingbar.

Durch kleine Schritte zum großen Ziel

Oft verirren wir uns im Klein-klein der täglichen Aufgaben. Wir verlieren das große Ziel aus den Augen. Aber ohne Ziele ist die Arbeit unbefriedigend. Es fehlt uns das Gefühl, tatsächlich etwas erreicht zu haben. Außerdem laufen wir Gefahr unseren Tagesablauf vom zufälligen Zufluss der Aufgaben bestimmen zu lassen. Was bleibt ist der Eindruck, ständig nur auf Zuruf und lediglich reaktiv zu arbeiten. Wir alle wollen aber (pro-) aktiv und selbstbestimmt arbeiten.

Um dieses Gefühl zu bekommen, müssen wir uns klar machen, für welches Ziel wir arbeiten.

Haben Sie das Ziel definiert, heißt es die Schritte zu bestimmen, die uns zu diesem Ziel führen und sie dann zu notieren. So haben Sie einen Fahrplan, der Sie jeden Tag Ihrem Ziel näher bringt.

Vor allem für die Arbeitszufriedenheit von Büroangestellten ist es essentiell, sich darüber Gedanken zu machen, für welches Ziel sie arbeiten. Wer selbständig oder auch handwerklich tätig ist, der kennt seine Ziele meist sehr genau.

Kompass im Dschungel der alltäglichen Verpflichtungen

Eine To-Do-Liste kann und soll uns dabei helfen, unsere Tage so zu planen, dass wir genügend Zeit für unsere Aufgaben einplanen. Außerdem ist sie eine heilsame Methode, um zu erkennen ob wir überlastet sind. To-Do-Listen auf denen nichts abgehakt wird, die stattdessen nur weiter anwachsen, sind ein Zeichen sich grundlegende Gedanken zu machen. Denn entweder hakt es dann an der eigenen Arbeitsorganisation, oder Ihr Arbeitsvolumen ist unrealistisch.

Jeder Tag fordert Flexibilität im Handeln und Denken von uns. Eine To-Do-Liste wird uns nicht davor schützen, unvorhergesehen Aufgaben zu erledigen, plötzlich einberufene Besprechungen zu besuchen oder neue Aufgaben zu übernehmen. Sie bewahrt uns aber davor die Dinge, die für uns wichtig sind im ausgefüllten Alltag aus den Augen zu verlieren. Und wenn Sie dadurch erfolgreicher die wichtige Dinge nach Ihre Prioritäten erledigen können, bleiben die weniger wichtige Dinge eher unerledigt. Und dadurch werden Sie auch viel besser schlafen können.

 

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING