Was sind die Vorteile, wenn man sich mit Arbeitsorganisation befasst/Nutzen?
Der heutige Arbeitsalltag ist geprägt von Unterbrechungen und vielen Aufgaben, die einen Tag zerstückeln können. Wir haben täglich eine Fülle von unterschiedlichsten Problemen mit verschiedenen Anforderungen zu bewältigen. Die Herausforderung liegt darin, den Überblick zu behalten und die wirklich wichtigen Aufgaben von den weniger wichtigen unterscheiden zu können.
Dafür benötigt man ein gut funktionierendes Aufgabenmanagement. ProWork nimmt sich genau dieser Herausforderung an und bietet moderne, aufgabenorientierte Lösungen dafür. Dieses System garantiert, dass Sie nichts vergessen und immer den Überblick behalten. ProWork lässt sich hervorragend mittels Outlook, Lotus Notes oder auch in Papierform fantastisch umsetzen und ist daher völlig systemunabhängig. Sie arbeiten weiter mit den Hilfsmitteln die Sie schon kennen, nützen sie aber effektiver als zuvor. So können Sie endlich Ihren Kopf für die wichtigen Dinge freihalten und souverän den Alltagsstress bewältigen.
Was sind die Ziele der Arbeits(platz)organisation?
Unser Arbeitsalltag scheint oft hektisch und unübersichtlich zu sein. Wenn Sie beginnen, alles was Ihnen in den Weg kommt systematisch abzuhandeln, werden Sie sehen, dass ein paar sehr einfache Regeln zu wirklicher Entlastung führen.
Das Ziel ist also, die Dinge die am wichtigsten sind von allen anderen unterscheiden zu können – was nur funktioniert, wenn Sie genau wissen was alles ansteht. Das geht am besten, indem Sie beginnen, alles nach dem System „Sammeln – Sichten – Ordnen – Nachbearbeiten – Erledigen“ abschnittsweise zu behandeln. Wenn Sie erst alles sammeln (Post, Fax, Notizen und auch Ihre täglichen Emails) um es danach zu sichten bzw. einzuordnen und sich nicht vor der Frage drücken „Was tue ich jetzt damit?“, dann werden Sie entdecken, dass Sie alles als konkrete Aktionen zusammentragen können, die als Gesamtheit Ihr Arbeitsumfeld ergeben. Erst wenn Sie diesen Überblick gewonnen haben, sind Sie qualifiziert, die nächste, in diesem Moment am wichtigsten erscheinende Handlung auszuwählen.
Prioritäten ergeben sich dementsprechend erst an dieser Stelle. Jeder Tag bringt neue Überraschungen – es macht also keinen Sinn etwas im Vorfeld zu erzwingen. Vorrangigkeiten ergeben sich situativ, aber nur, wenn ich bereits den totalen Überblick habe!
Das Ziel ist also, Effektivität (das Richtige tun) mit möglichst hoher Effizienz (so viel wie möglich erledigen) zu verbinden.
Von allen Zeit-Management-Systemen die ich bisher in meiner Karriere kennengelernt habe, habe ich erst mit ProWork das gefunden, das wirklich funktioniert.
Welche Typen von Menschen gibt es (arbeitstechnisch) und welche Probleme kann der jeweilige Typ für die Organisation des Arbeitsplatzes oder den Arbeitsstil bedeuten?
Keiner ist perfekt durchorganisiert – auch ich nicht. Mit dem einfachen Prozess von ProWork wird aber ein Verhaltensmuster eingeübt, das sogar einen Chaoten zum Organisationsprofi macht. Mir ist noch niemand begegnet, dessen Arbeitsalltag sich nach dem Coaching oder der Seminarteilnahme nicht gebessert hat.
Was sind die wichtigsten Tipps (häufige Probleme) die Sie in punkto Arbeits-(platz)-organisation geben können?
Wir alle haben einen inneren Schweinehund, und treffen nicht gerne Entscheidungen.
Sobald Sie merken, dass Informationen (Email, Briefe, Notizen, etc.) eine Verpflichtung für Sie bedeuten („das muss ich noch beantworten“, „das sollte ich fertig machen“, …), sollten Sie erst einmal kurz darüber nachdenken, was das absolut erste ist, dass Sie in dieser Sache aktiv tun können. Treffen Sie diese Entscheidung sofort und schreiben Sie sie auf.
Projekte, Ziele, Vereinbarungen, Verpflichtungen sind an sich keine Arbeit. Nur die Handlungsschritte die daraus resultieren bedeuten Arbeit.
Wenn Sie so systematisch ALLES in der Früh durchgehen, entsteht natürlich eine lange Liste. Das mag erschreckend wirken, aber nun haben Sie zum ersten Mal einen totalen Überblick.
Sie können jetzt z.B. alle Handlungen, die mit einem Telefonat zu erledigen sind, zusammentragen. Oder alles, wofür Sie den Computer brauchen, was unbedingt im Büro stattfinden muss, oder was zu Hause zu erledigen ist. Wenn Sie dazu auch die Fälligkeit – nach dem Motto „Bis wann hätte ich das gern erledigt?“ – vermerken, haben Sie jetzt einen ganz neuen Zugang zu Ihrer Arbeit der Ihnen ermöglicht, die richtigen Prioritäten auszuwählen.
Gibt es spezielle Strategien/Methoden?
1) Tragen Sie alles zusammen, was für Sie Arbeit bedeutet (Papiere, Email, Post, Notizen, …).
2) Gehen Sie diese Liste durch und stellen Sie sich selbst die Frage: „Was ist das und was kann ich tun?“
3) Schreiben Sie die ausgewählten Arbeiten inklusive ihrer Fälligkeit und geordnet nach Kategorien (wie z.B. Computer, Telefon, Büro, zu Hause, Erledigung) auf.
4) Gehen Sie die Listen durch und wählen Sie aus was Sie davon erledigen möchten – die wichtigsten Dinge zuerst.
5) Erledigen Sie diese Dinge und haken Sie sie ab, wenn Sie damit fertig sind. Stellen Sie sich daraufhin die Frage: „Welche Schritte ergeben sich aus dieser Handlung?“ und schreiben Sie das wieder wie in Punkt 3 auf.
6) Beginnen Sie wieder bei Punkt 4. Falls was Neues dazukommt, starten Sie wieder bei Punkt 1.
Es gibt natürlich noch viel dazu zu sagen, wie Sie mit ProWork Ihren Arbeitsalltag besser bewältigen können. Am besten besuchen Sie unsere Seminare, wo auch Themen wie Ablagesysteme (Papier, elektronische Systeme), Projektmanagement, das Einbinden von Zielen und Visionen, strategische Entscheidungsfindung, effizientes Arbeiten mit Outlook und Lotus Notes, etc. behandelt werden.
Was mich immer wieder überrascht ist die tolle Steigerung, die auf ProWork zurückzuführen ist. Ich mache jeweils vor und ein Monat nach jedem Seminar eine Auswertung, wo alle Teilnehmer gebeten werden einen kurzen Fragebogen zu beantworten. Verglichen mit den Ergebnissen zu Anfang des Seminars zeigen die Auswertungen nach dem Kurs in der Regel 30 bis 80 Minuten eingesparte Zeit pro Person und Tag!
Das ist nicht hochwissenschaftlich, zeigt aber dass es etwas bringt, wenn Sie ProWork umsetzen. Diese Zeitersparnisse kommen daher, dass sich keine Emails mehr im Posteingang sammeln, dass nie wieder ein Email mehr als einmal gelesen werden muss ehe man es als erledigt abhaken kann, und dass Informationen schneller auffindbar sind. Noch dazu werden Sie nie wieder mit einem Kopf voller Gedanken an die Arbeit nach Hause gehen müssen. Wäre das nicht den Versuch wert, das Seminar zu besuchen?
Über den Autor Göran Askeljung
Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING
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