Wie lege ich “Next Actions” (Nächste Schritte) im Outlook ab?

Folgendem Tipp:

  1. Mache nebst Email auch eine 2 Fenster auf für ToDo’s/Aktivitäten.
  2. Alle Emails werden erst als Müll (gleich weg) / Referenz (in Unterordner verschieben) / Aktivität notwendig gemerkt. Im Grunde genommen bleiben nur solche Emails die Aktivitäten loslösen im Posteingang liegen.
  3. Danach überlegst du “welche NA lässt sich daraus definieren?”
  4. Jetzt mit rechte Maustaste festgehalten, das Email wegziehen ein Stückchen, mit Alt+Tab Fenster Wechseln zur Aktivitäten, und dort fallen lassen – oder – auf Aufgaben im Outlook unten Links fallen lassen.
  5. Jetzt bekommst du eine Auswahl: Email als Text, Anhang ablegen, Kopieren oder Verschieben? Ich wähle fast immer Verschieben, es sollte ja nicht als Email noch im Posteingang liegen bleiben, außer du möchtest das Email auch als Referenz für ZB ein Projekt od.ä. auch noch Ablegen (macht es gleich nachher dann)
  6. In der Aufgabe kannst du jetzt Fälligkeitsdatum vormerken, (“bis wann sollte diese NA gemacht werden?”) und auch Die Betreffzeile aus das ursprüngliche Email die jetzt als Betreffzeile im Aufgabe übernommen worden ist eventuell ausbesser, deutlicher machen, etc.
  7. Im unteren rechten Feld, kannst du jetzt Kontext auswählen. (Ich nehme an, du kennst dich mit Kontext im ProWork aus?). @PC falls diese Aufgabe den PC als Werkzeug zwingen Notwendig braucht, @Zu Hause, falls der Aufgabe deine Anwesenheit dort verlangt um erledigt werden zu können etc…
  8. Gehe zu “Ansichten anpassen” im Menü von Outlook und stell folgendes ein:
    a) Gruppieren: Kategorien (aufsteigend)
    b) Sortieren: Fällig am (aufsteigend)
    c) Filtern: Aufgaben (nicht begonnen)

Damit erreichst du, dass du immer deinen Kontext Feld dir vor Augen führen kannst in dem du dich befindest, sein willst. Den Rest der langen Liste brauchst du ja nur Anschauen beim Reviewing.

Ich habe etwa 150-180 Aufgaben Ständig drin, was gut ist. Sonst wäre ich ja Arbeitslos! Alsbald eine Aufgabe erledigt ist, schau ob es nicht eine neue mit sich führt. Dann kannst du einfach schritt 6-8 in der Aufgabe ändern – nicht der Aufgabe löschen.

Aus einer Aufgabe wird auch leicht eine Termin nach demselben Drag’n’Drop Prinzip (Schritt 4-5), und daraus wieder eine neue Aufgabe, oder Email, oder….
So “Lebt” das System sehr leicht und lässt sich total schnell bedienen.
Sogar Projekte lassen sich damit in unterschiedlichsten Ausprägungen und Größen damit verwalten!

Outlook genügt wirklich. Du kannst alle deine Aufgaben Syncen und mit dem gleichen Filter im iPaq/Mobile auch unterwegs anschauen. Ich bin SO was von Produktiver geworden, wenn ich jetzt genau weiß, was ich tun muss Unterwegs: @Telefon und @Erledigungen, sind Ideale Listen anzuschauen wenn du ein bisserl Zeit hast unterwegs, oder im Auto telefonieren kannst…

Die Vorteilen liegen am Hand. Keine extra Kosten, wenig Schulungsaufwand, Abteilungsübergreifend Arbeiten und Workflows auf Basis von ProWork aufsetzten und voll integriert. Andere Stand-Alone Software lässt sich nur so weit einbinden und ist daher oft unnötig. Die meisten meine ich, kommen locker mit Outlook aus!

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING