Haben Sie eine Ahnung wie viele Geschäfts-Mails täglich versandt werden? Zugegeben, genau weiß das niemand. Aber Schätzungen rechnen zumindest mit rund 126 Mails pro Tag und pro vernetztem Arbeitsplatz. Und man braucht nicht viel Fantasie, um sich auszurechnen, dass nicht alle E-Mails davon nützlich sind. Professor Michael Nippa von der TU Freiberg hat das zum Beispiel einmal in einer Studie untersucht. Das Ergebnis ist zwar nicht repräsentativ, aber interessant:

28,7 geschäftliche E-Mails erhalten die Befragten pro Tag. Führungskräfte noch mehr:

– Die Mehrheit (31,3 Prozent) erhält am Tag 37,7 Geschäfts-Mails.
– 63 Prozent der erhaltenen Mails stammen von Unternehmens internen Absendern,
– nur 37 Prozent sind externe Mails.

In Konzernen ist das Verhältnis noch dramatischer:

– 69 Prozent intern, 31 Prozent extern.
– Nur 39 Prozent der erhaltenen Mails stufen die Betroffenen als sehr wichtig ein.
– 32 Prozent nennen sie “bedingt wichtig”,
– 29 Prozent gar unwichtig.

Durchschnittlich wenden die Befragten für die Bearbeitung ihrer Mails jeden Tag eineinhalb Stunden auf, Führungskräfte kommen gar auf täglich eine Stunde und 45 Minuten.

Verstehen Sie mich nicht falsch: E-Mails sind durchaus praktisch und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Binnen kurzer Zeit lässt sich damit das gesamte Team über den aktuellen Projektstand informieren, Termine werden schnell mal abgestimmt, Fragen geklärt, Notizen archiviert, Dokumente verschickt. Eine einfache, praktische Blitz-Kommunikation. Doch genau darin liegen auch die Tücken. Wer eine Mail verschickt, hat meist das gute Gefühl, eine Sache erledigt zu haben. Abgehakt und ab geht die Post. Denkste! Denn wenn alle mal eben was verschicken, entsteht daraus ein Schneeballeffekt, der sich zur veritablen E-Mail-Lawine auswachsen kann. Vor ein paar Tagen entdeckte ich diesen Artikel von David Silverman, in dem er ein paar Tipps für bessere E-Mails gibt. Ich möchte seine Punkte unterstreichen und noch ein paar weitere ergänzen – zu diesen:

7 Tipps für bessere E-Mails

1. Antworten, statt fragen. Wenn Sie eine E-Mail versenden, achten Sie darauf, dass diese möglichst lösungsorientiert ist. Wer viele Fragen stellt und vage bleibt, provoziert nur noch mehr Rückfragen. Und das führt letztlich zu einem unseligen Mail-Pingpong. Ganz schlecht sind in diesem Zusammenhang übrigens E-Mails vom Typ BIV: „Bevor ich’s vergesse…“

Fragen Sie sich: Beantworte ich in meiner Mail Fragen – oder schaffe ich neue?
2. Informieren, statt amüsieren? Zahlreiche Büro-E-Mails sind vom Typ „Nice to know“. Jemand sieht etwas, einen interessanten Artikel, ein lustiges Video, ein amüsantes Foto – und schickt es herum, schlimmstenfalls „an alle“. Das ist vielleicht gut gemeint, soll gute Laune verbreiten und mal kurz vom Alltagstrott ablenken. Aber genau solche Mails sind es, die in Masse versandt das Postfach nutzlos aufblähen, den Tag fragmentieren und nicht kurz, sondern ständig ablenken. Kontraproduktiv! Ein gutes Indiz für sinnvolle Mails ist, ob Sie den Empfänger damit gleichzeitig zu einer sinnvollen Handlung auffordern oder ob er den Schrieb nur konsumieren soll.

Fragen Sie sich: Bieten Sie dem Empfänger eine nützliche, verwertbare Information?
3. Kondensieren, statt fabulieren. Haben Sie schon einmal Vorstands-Memos gelesen? Sie enthalten nicht gerade viel Text. Zeit ist in diesen Sphären knapp und kostbar. Deshalb kommen Manager untereinander schnell zum Punkt: keine langen Erklärungen, kein Smalltalk, sondern Zack-Zack, zur Sache Schätzchen! Gewiss, gegenüber Kunden wäre das latent grob und unhöflich. Aber unter Kollegen spart es oftmals viel Zeit und zwingt zudem zu geistiger Vorarbeit.

Fragen Sie sich: Kann ich das auch kürzer formulieren?
4. Vordenken, statt nachdenken. Es gibt Kollegen, die durchaus gute Ideen haben, diese jedem per Mail mitteilen, jedoch ohne ihre Vorschläge wirklich durchdrungen zu haben und deshalb nur Unausgegorenes verbreiten. Diese Leute mögen gute Absichten haben. Weil sie aber nie fertig denken, sind sie eher Teil des Problems als Teil der Lösung. Sie sind wie Kinder, die sich einen Hund wünschen, ohne darüber nachzudenken, wer hinterher das Tier täglich Gassi führt, den Tierarzt bezahlt und sich im Urlaub darum kümmert. Wer sich selbst, dem Chef oder den Kollegen einen Gefallen tun will, sollte seine Analyse möglichst abschließen, bevor er Vorschläge macht. Perfekt muss das nicht sein.

Fragen Sie sich: Habe ich die wichtigsten Einwände berücksichtigt?
5. Begeistern, statt bedenken. Mit der Analyse kann man es natürlich auch übertreiben. Dann etwa, wenn Sie in Ihren Vorschlag sämtliche potenziellen Unwägbarkeiten einbauen, auflisten, diskutieren. Oder wenn Sie Ihre Leser an alle Warnungen erinnern, die Sie jemals von sich gegeben haben. Da fragt sich der Empfänger zwangsläufig: Bezweifelt der Autor eigentlich seine eigene Idee? Und falls ja, warum schreibt er mir das dann überhaupt?

Fragen Sie sich: Überzeugt meine Mail, reißt sie mit?
6. Beschränken, statt streuen. Versenden Sie E-Mails nur an Personen, die für das Thema relevant sind. Und antworten Sie auch nur den Personen, die das interessiert. Nichts ist schlimmer als eine Terminankündigung an alle auf die eine(r) – ebenfalls “an alle” – antwortet, dass er zum Beispiel an dem Tag keine Zeit hat. Das interessiert allenfalls die Person, die das Treffen organisiert.

Fragen Sie sich: Wen interessiert das? Wer muss das lesen, wer nicht?
7. Telefonieren, statt mailen. Greifen Sie hin und wieder besser zum Telefonhörer. E-Mails können viel, aber nicht alles. Oft spart das mehr Zeit und ist obendrein persönlicher mit den Kollegen zu telefonieren (oder sie gar im Büro zu besuchen). Insbesondere bei hitzigen Diskussionen wirken Telefonate im Gegensatz zu E-Mails wesentlich deeskalierender.

Fragen Sie sich: Muss ich das jetzt mailen – oder rufe ich besser an?

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING