Wer Google Mail nutzt, kennt vielleicht auch schon Google Tasks: ToDo-Listen direkt im Mailprogramm. Macht ja auch Sinn, kommen doch viele neue Aufgaben per Mail. Natürlich lässt sich Google Tasks mit Google Kalender automatisch synchronisieren und hat ein iGoogle-Widget.
Nutzer der diversen Google-Dienste sind hier also gut bedient, auch wenn die Aufgabenverwaltung sehr schlicht ist.
Google Tasks ist ein einfaches Werkzeug um Listen mit Aufgaben zu erstellen. Google Tasks ist in Google Mail (Gmail) integriert. Um mehr über den Basics zu erfahren empfehle ich hier zuerst nachzulesen: Häufig gestellte Fragen zum Google Aufgabenplaner in Gmail
In Gmail sind die Aufgaben oben Link in dem Menü zu finden (hier in English Tasks)
Drauf Klicken und es erscheint unten rechts ein kleine Pop-Up. Minimieren geht mit “-“, als Pop Out overlay auf den Pfeil Klicken. Wieder wegschalten geht mit “X”.
Ein weiterer nützlicher Weg die Aufgaben darzustellen ist die s.g. Canvas View. Das ist leider nicht möglich direkt aus Gmail, aber als eigene Browser Fenster erhalten Sie es mit diesen Link: https://mail.google.com/tasks/canvas
Einfach erst im Gmail einloggen und danach den Link öffnen und Sie sehen Ihre eigenen Aufgaben.
Damit tut man sich leichter beim Arbeiten. Nun können Sie einfach hin/her wechseln nach zwischen Emails und Aufgaben nach Bedarf. Den Link oben am besten als „Favorit“ im Browser speichern.
Am Anfang gibt es hier nur eine Liste, die Aufgaben. Um gut mit ProWork arbeiten zu können, schlage ich vor diese Liste als “Inbox” umzubenennen, das geht ganz einfach. Unten auf dem Symbol ganz recht unten Klicken und “Umbennen” / “Rename List” anklicken.
Danach kannst du alle anderen Listen je nach Kategorien Anlegen, wie ZB:
@Büro
@Laptop
@Handy
@ZuHause
@Person/Team
Projekte
Vieleicht/Irgendwann
…etc.
Der Grund für diese Umbenennung: Alle Aufgaben die in Gmail aus geöffneten Emails umgewandelt werden mit dem Befehl “More/Add to Tasks” / “Mehr/Zu Aufgaben” landen hier!
Alle anderen Listen sind dann im Canvas View auch einfach einzusehen und Verwalten:
Was bei Google Aufgaben wirklich gut ist, ist die Möglichkeit Aufgaben innerhalb den Listen zu versetzten, siehe oben in der Liste Projects. Damit schaffen Sie es ZB Ein Projekt sehr einfach aufzusetzen, wie hier unten:
– Erst ein Projektplan (wie hier in Projects) erstellen
– Danach einzelnen Schritte erstellen
– Danach mit den „Einzug“ nach rechts verschieben, um diesen Aufgaben „unter das Projekt“ zu stellen.
Das Ganze Projekt liegt halt in der Liste Projects was eine Begrenzung ist, wenn Projekte mehrere @Kategorien überspannen. Dafür kannst du aber die einzelnen Schritte, wenn sie „dran sind“, in den Entsprechende Listen verschieben (i.e. „1.Kaffeetasse im Geschirrspüler stellen“ im Liste @Home verschieben).
Leider bietet Google Tasks hier kein “Tagging” an, was Cross Referencing von Aufgaben ermöglichen würde. Trotzdem kann man damit kleinere Projekte gut Verfolgen und Verwalten!
Die Vorteile von Google Tasks sind:
– immer in Cloud verfügbar von überall
– Backup damit gesichert
– einfache Umwandlung von Emails in Aufgaben (über Liste “Inbox”, nachher verschieben in den richtigen @Kategorie!)
– Gute Offline Funktionalität mittels Apps, wie GTasks (auf Android und iOS verfügbar)
– Zugänglich auch außerhalb Firmennetzwerke (viele Enterprise Workers leiten sowieso Ihren Emails an Google weiter…)
– Mit eigenen Geräten (Smartphones und Tablets) immer verfügbar
Über den Autor Göran Askeljung
Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING
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