Die erste Etappe auf dem Weg zu einem professionellen Schriftstück besteht darin herauszufinden, was das eigentliche Ziel des Schreibens ist.

Stellen Sie sich vor, dass Sie einen Report über die Kohlenminen-Industrie in den UK schreiben müssen. Was sollte dieser alles beinhalten? Die Liste ist endlos:

• Die Geschichte der Industrie
• Die Bedeutung der Minen für die Wirtschaft
• Der momentane Zustand der Industrie
• Käufer der Kohlenminen
• Die größten Minenbesitzer/Unternehmer
• Beschäftigungssituation
• Zukunftsperspektiven
• etc.

Der erste Schritt für erfolgreiches Schreiben ist die Zielformulierung. Wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, was die Gründe für den Report sind, können Sie sich leicht im Inhalt verzetteln und zu viel oder zu wenig schreiben. Der Leser weiß dann erst recht nicht, was ihn eigentlich erwartet. Sobald Sie das Ziel definiert haben, finden Sie auch einen Weg zu einer schlüssigen Dokumentstruktur und zu der Information, die Sie eigentlich enthalten sollte.

Um ein Ziel zu formulieren, fragen Sie sich:

• WARUM schreibe ich das?
und nicht
• WORÜBER schreibe ich?

„WARUM schreibe ich das“ führt zu einer Antwort, die mit einer von folgenden beiden Phrasen eingeleitet werden kann:
• UM ZU..
• DAMIT..

Beim Beispiel des Kohlenminen-Reports kann die Antwort auf die Frage „WARUM schreibe ich das“ folgendermaßen lauten:

• UM die Leser über die momentane Situation der Kohlenminen-Industrie ZU informieren und eine Zukunftsprognose der Entwicklung abzugeben.
• DAMIT sie Investitionsentscheidungen treffen können.

Jetzt kennen Sie das genaue Ziel des Reports. Mit diesem Wissen können Sie entscheiden welche Information Sie aufbereiten wollen.

Die Frage WARUM zwingt Sie sich auf das Ergebnis zu konzentrieren und nicht auf den Inhalt. Sie stellt sicher, dass Sie effizient mit Ihren Lesern kommunizieren.

Denken Sie an Ihre Leser!

Fragen Sie sich:
• WER sind meine eigentlichen Leser (Beruf, Titel, Position, Verantwortlichkeiten, Abteilung, Ausbildung, Alter, Geschlecht, Einstellungen, Interessen, Erfahrungen..)?
• WER könnte das Dokument noch lesen?
• WAS müssen die Leser von mir erfahren, damit ich mein Ziel erreichen kann?
• WAS wissen die Leser bereits von diesem Thema?
• WAS verstehen die Leser von diesem Thema (technische Fachausdrücke etc.)
• WANN wird das Dokument gelesen?
Wird es jetzt gelesen und weggeworfen? Oder ist es eine Unterlage, die wichtig ist für künftige Belange, vielleicht für Personen, die jetzt noch nicht einmal involviert sind?
• WIE möchte ich, dass meine Leser reagieren?
• WO wird es gelesen (intern oder extern, national oder international)?

Texter, die an ihre Leser denken, werden ihr Ziel leicht erreichen.

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING