Es gibt viele gute Ansätze für effektives Zeitmanagement: ABCD-Analyse, Pareto-Prinzip (oder 80:20-Prinzip), das Eisenhower-Prinzip u.v.m. Aber was bringt das Einteilen der Aufgaben, wenn man kein Oberbefehlshaber wie Eisenhower ist und somit keine Generäle hat, denen man Arbeiten delegieren könnte?

Aufgaben Prioritäten zuzuordnen ist bestimmt eine gute Sache. Wenn Sie Ihre Aufgaben in A-, B-, C- und D-Prioritäten einteilen wissen Sie genau, welches Projekt Sie als nächstes angehen sollten.

Doch der Arbeitsalltag spart nicht mit Überraschungen – allein schon ein Anruf mit einem dringenden Anliegen bringt die sorgfältig geordnete Prioritätenliste durcheinander. Es sei denn, Sie haben Partner oder Angestellte zur Verfügung, die nur darauf warten einen Auftrag von Ihnen zu bekommen und durchzuführen.

… Die haben Sie nicht? Wie wäre es denn mit diesen hier?

Ihr erster Partner: Ihre To-Do-Liste.

Teilen Sie Ihre Aufgaben für den Tag nach dem ABCD-Prinzip ein (A für dringend, B für wichtig aber nicht dringend, C für eher wichtig, D für weder wichtig noch dringend). Nun streichen Sie alle Projekte der D-Kategorie ersatzlos – ebenso wie jene aus der C-Kategorie, auf die Sie verzichten können.

Ihr zweiter Partner: Die Technologie.

Holen Sie aus Ihrem Android oder iPhone alles raus, was es kann! Anstatt Zeit damit zu verschwenden Emails nach einem komplizierten Ordnungssystem abzulegen, überlegen Sie nicht lange und legen Sie das gerade erledigte Email in Ihren „Erledigt“-Ordner, und die Nachricht die noch in Arbeit ist, in Ihren „In Arbeit“-Ordner. Wenn Sie dann ein bestimmtes Email zum jeweiligen Projekt suchen, erledigt die Suchfunktion Ihres Email-Programms das innerhalb weniger Sekunden von selbst.

Ihr dritter Partner: Kommunikation.

Wenn Ihr Auftraggeber Sie mit einer Arbeit betrauen möchte während Sie noch an das Arbeiten, die ihm gerade eben noch die Wichtigste war, dann erklären Sie ihm, dass er sich entscheiden muss was wichtiger ist. Lassen Sie nicht locker bis er die Prioritäten festgelegt hat.

Ihr vierter Partner: Freiwillige.

Ob Sie es glauben oder nicht: es gibt da draußen Leute, die sich freuen würden, genau das zu tun was Sie NICHT tun wollen oder können. Versuchen Sie es nach dem Prinzip: „Ich erstelle Dir die PowerPoint-Präsentation, wenn Du mir die neue Software installierst.“ Oder gibt es in Ihrer Firma/in Ihrem Umkreis Praktikanten oder Studenten? Diese sind vielleicht geradezu scharf darauf, Dinge zu lernen und sich neue Fähigkeiten anzueignen – nutzen Sie das!

Ihr fünfter Partner: Flexibilität.

Auch wenn Sie sich aufgrund saisonaler Flauten, wirtschaftlichen Einbrüchen oder sonstigen Gründen keinen fixen Angestellten leisten können – es gibt immer noch Saisonarbeiter bzw. Arbeitskräfte, die sich flexibel beschäftigen lassen. Es gibt sogar virtuelle Assistenten (http://www.getfriday.com/), die nur dann etwas kosten, wenn sie auch gebraucht werden.

Ihr sechster Partner: Das Wort „Nein“.

Wenn alles andere nichts bringt, haben Sie den Mut „Nein“ zu sagen. Üben Sie das. Setzen Sie Prioritäten. Es wird nicht nur Sie, Ihre Gesundheit und Ihre Familie schonen, sondern Sie werden auch merken, dass man Ihnen und dem was Ihnen wichtig ist mehr Respekt entgegenbringt.

Ihr siebenter Partner: ProWork

Die erwähnten Tipps mögen vielleicht wie Kleinigkeiten wirken, aber versuchen Sie sie einzusetzen! Sie bringen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag und wenn Sie konsequent sind, werden Sie eine Arbeitserleichterung merken. Ein System wie ProWork hilft Ihnen zusätzlich dabei, den allgemeinen Überblick über den Arbeitstag zu behalten und unterstützt somit auch alle Ihre Bemühungen, Strukturen und Prioritäten zu schaffen – selbst wenn diese sich ständig ändern sollten.

Umsetzung

immediate effects bietet spezielle ProWork-Trainings an, bei denen Sie lernen mittels des hilfreichen ProWork Tools noch effizienter zu arbeiten. Diese Trainings helfen Ihnen, die oben genannten Tipps als einheitliche Methode umzusetzen und werden sowohl als offene sowie In-House-Seminare für Unternehmen angeboten.

Termine & Anmeldung: https://www.immediate-effects.com

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING