Doppelte Arbeit vermeiden – so geht’s

Schon mal erlebt? Sie liefern einen Bericht, eine Präsentation, ein Konzept ab. Die gründliche Recherche und das Verfassen hat Sie über lange Zeit sehr in Anspruch genommen. Sie wussten, wie wichtig Ihr Einsatz war. “Hier geht es um was”, das war Ihnen klar.

Und dann? Die Reaktion fällt ganz anders als erwartet aus, nämlich enttäuschend. “Da fehlen noch die Aspekte X und Y. Z dagegen ist eigentlich überflüssig. Wenn Sie das überarbeitet haben, dann bringen Sie es mir nochmal.”

Überarbeiten? Sie waren überzeugt, dass eine Überarbeitung auf gar keinen Fall notwendig sein würde.

Was A sagt und B versteht ist selten das Gleiche

“Hier geht es um was”. Ja, aber worum es geht, das war offenbar nicht eindeutig. Entweder nicht eindeutig kommuniziert oder nicht eindeutig verstanden. Und so haben Sie zuviel Arbeit in Überflüssiges und zuwenig in Notwendiges gesteckt. Einfach, weil der kommunizierte Arbeitsauftrag und der verstandene Arbeitsauftrag nicht identisch waren.

Ihre Vorgesetzte hat Punkte nicht erwähnt, die sie für selbstverständlich hielt. Sie haben Dinge hinzugefügt, die Sie für wichtig befanden. Das Hinzufügen ist das kleinere Problem, weil Sie es bewusst beeinflussen können, indem Sie sich strikt an die Arbeitsanweisung halten. Oder Ihre zusätzlichen Überlegungen vorher absprechen.

Aber auch im ersteren Fall – also Ihre Vorgesetzte hat wichtige Punkte nicht erwähnt – können Sie handeln.

Was also tun?

Sorgen Sie dafür, dass Sie die Erwartungen Ihres Auftraggebers/Auftraggeberin ganz genau verstehen. Dafür brauche Sie nur diese vier Fragen zu stellen:

  1. Was genau brauchen Sie?
  2. Was genau möchten Sie damit machen? (Große Präsentation auf einer Messe oder Abschlusspräsentation für die Geschäftsführung)
  3. Wobei soll es Ihnen helfen? (Jemanden überzeugen; Alternativen abwägen; Informationen zusammentragen; Schlußfolgerung ziehen)
  4. Wie umfangreich soll es sein?

Nachdem Sie sich erste Gedanken gemacht haben und bereits eine ungefähre Idee haben, können Sie diese vorab besprechen. “Ich möchte in dem Bericht auf diese 8 Punkte eingehen und anschließend die besten drei Alternativen beschreiben und begründen. Das Ganze wird einen Umfang von 40 Seiten haben. Was halten Sie davon?”

Manchmal ist sich Ihre Vorgesetzte vielleicht selbst nicht ganz klar, was genau der Arbeitsauftrag ist. Dann wird sie für Ihre Fragen hoffentlich dankbar sein.

Wenn es Ihnen unangenehm ist zu fragen, weil Sie  befürchten inkompetent zu wirken, fassen Sie das zusammen, was Sie gehört und verstanden haben. Dann können Sie mit einer Formulierung wie “Sie möchten also…..? Habe ich das richtig verstanden?” elegant für Klarheit sorgen.

 

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING